سازمانهاي مجازي ، به صورت موقت ، براي تركيب و به كارگيري تواناييهاي خاص اعضاي آن سازمانها به وجود آمده و باعث افزايش بهره وري و استفاده سريع از فرصتهاي خاص براي ارائه محصولات يا خدمات خاص مي شود و معمولا بعد مسافت به وسيله تكنولوژي اطلاعات جبران مي شود.

ویژگی های سازمانهای مجازی
- انعطاف پذيري مهمترين ويژگي سازمانهاي مجازي است . (انجمن حسابداران مديريت كانادا)
- اطلاعات محور اصلي شركتهاي مجازي خواهد بود (ديويد و مالونه )
- ويژگي اصلي سازمان مجازي آنست كه لازم نيست براي ارائه خدمات همه افرادسازمان هميشه يا برخي اوقات كنار هم باشند، به عبارتي سازمان وجود دارد ولي قابل رويت نيست . آن يك شبكه است نه يك دفتر. (چارلز هندي )
از همه تعاريف ارائه شده مي توان اينگونه نتيجه گيري كرد كه نويسندگان حداقل درمورد سه ويژگي زير توافق دارند:
تكنولوژي هاي ارتباطي باعث تسهيل روابط در اين گونه سازمانها مي گردند.
از قبيل : پست الكترونيك - فاكس - تلفن و...;

سازمانهاي مجازي دربرگيرنده شكل هاي متنوع سازماني هستند. در اينگونه سازمانها،زمان و مكان محدوديت به شمار نمي آيد و مي توان از روشهايي مانند تيمهاي چندمنظوره ، سفارش از بيرون سازمان ، ارتباطات درون سازماني و ساير موارد استفاده كرد;
افراد داخل سازمان بايد از سطح بالاتري از اعتماد نسبت به يكديگر برخوردار باشند.بدين علت كه افراد كارشان را اغلب دور از ديد ساير همكاران و مديرانشان انجام مي دهند، بايد درجه اعتماد بالا باشد.
البته ذكر اين نكته ضروري است كه سازمانهاي مجازي فارغ از جنبه تكنولوژيكي آن همواره وجود داشته اند. مثال واضح آن ، شركتهاي كوچكي هستند كه داراي هويت منحصر به فرد و روشني هستند ولي تشكيلاتي براي مقايسه ندارند. مثلا مالك شركت باتبديل يك اتاق خواب به دفتر در منزل يا با كاركردن در خودرو يا در حال مسافرت به درجه اي از سازمانهاي مجازي برسد.

نكته قابل توجه در مورد سازمانهاي مجازي امروزه اينست كه تكنولوژي هاي اطلاعاتي جديد اجازه مي دهد چنين فعاليتهايي آسانتر شوند و گسترش يابند.
پس مي توان اينگونه نتيجه گرفت كه : نمي توان يك مدل (پرسپكتيو) سازمان ارائه داد بلكه مجازي شدن سازمانها درجات مختلفي دارد.

سازمانهاي مجازي از سه بعد
 همانگونه كه قبلا گفته شد تعاريف زيادي براي سازمانهاي مجازي ارائه شده است ولي به طور كلي از سه زاويه مي توان به سازمانهاي مجازي نگاه كرد:

بعد اول
از اين بعد سازمان مجازي ، سازمان شامل يك گروه از افراد است كه هركدام در رشته خود متخصص هستند و شاخه كاري هر گروه افراد از يكديگر متفاوت است و نتيجه فعاليتهايشان منجر به ارائه خدمات به مشتريان مي شود. به عبارتي هر فرد يا هر همكاروظيفه خاص خود را دارد. آنها همه داراي مهارتهاي ارتباطي قوي هستند  و سطح بالايي از اعتماد بين آنها برقرار است . اعضاء معمولا از طريق پست الكترونيك ، تلفن ، فاكس ياويدئو كنفرانس با يكديگر ارتباط دارند.

بعد دوم
در اينگونه سازمانهاي مجازي ، گروهي از افراد از شركتهاي شريك يا همكار كه همه اكثرا در يك شاخه خاص و يا وظيفه خاص مهارت دارند، كنار يكديگر جمع مي شوند تابتوانند يك سازمان موقت يا يك سازمان دائمي را كه بتواند خدمات خاص ارائه دهد رابه وجود بياورند.
وظايف خاص آنها عبارتند از: عرضه ، توليد، سيستم هاي اطلاعاتي ، توزيع و غيره .معمولا ارتباطات نيز مانند بعد اول از طريق پست الكترونيك ، تلفن ، فاكس و يا حضوري خواهد بود و همچنين به سطح بالايي از اعتماد نياز دارد.

بعد سوم
سازمان مجازي مي تواند يك سازمان بزرگي باشد كه برون دادهاي سازمان خود را ازميان تعداد زيادي از عمليات مهم سازمانهاي ديگر انتخاب مي كند مانند توليد يا توزيع .
اينگونه شركتها فعاليتهاي خود را با ريسك بالا، از طريق عرضه كنندگان يا به وسيله مشاركت كردن با ديگر شركتهاي متخصص در يك زمينه خاص انجام مي دهند. مزيت اينگونه سازمانها اينست كه مي توانند روي بهترين فعاليتها تمركز كنند.
براي مثال : يك شركت كامپيوتري ممكن است كامپيوترهايي با نام خود عرضه كنداما ممكن است اين شركت حتي انبار يا كارخانه واقعي نداشته باشد.

 ابزار كليدي در سازمانهاي مجازي
به طور خلاصه ابزار كليدي در سازمانهاي مجازي ، ارتباطات و ميزان اثربخشي تكنولوژي اطلاعات است .
از ديد جسيكا (JESSICA) نويسنده كتاب تيم هاي سازماني .
براي هر ارتباطي يك زمينه رواني وجود دارد و باتوجه به اينكه سازمانهاي مجازي توسط تكنولوژي هم حمايت مي شوند، مي توان گفت :چالشهاي رواني 90% و تكنولوژي 10% مشكلات سازمانهاي مجازي را تشكيل مي دهند. عوامل موثر بر تسريع روند مجازي شدن
افزايش تحرك و انعطاف پذيري زياد در مشاغل
روند نزولي در ايجاد مشاغل مادام العمر و ترقي شغلي پلكاني ;
مورد توجه قرار گرفته شدن افرادي كه به وفاداري حرفه اي بيش از وفاداري سازماني ارزش مي گذارند و به زندگي خصوصي و زندگي كاري ارزش مساوي مي دهند.
بالارفتن پيچيدگي مصرف كنندگان و همچنين افزايش مصرف كنندگاني كه طالب كيفيت ، انتخاب و ارزش براي پول هستند;
نياز به سرعت بيشتر در پاسخ به تغييرات و افزايش سرعت در ارائه محصولات جديدبه بازار;
هزينه و مسائل روزافزون مسافرت از نقطه Aبه B;
جابجايي از اقتصاد توليد محور به اقتصاد اطلاعات محور، جايي كه ارزش محتوي فكري يك محصول بيشتر از محتوي فيزيكي آن است .

موانع سازمان های مجازی
 به طور كلي سه مانع را مي توان سدي براي توسعه سازمانهاي مجازي يافت :
1 - عدم وجود زيرساختهاي مناسب سخت افزاري و نرم افزاري
از قبيل عدم توانايي به كارگيري دانش رايانه اي نسل جديد توسط عموم ، احتمال عدم سرمايه گذاري دولت به اندازه كافي در به كارگيري تكنولوژي ارتباطي مدرن مانند: استفاده از فيبر نوري ، ماهواره ، مسائل مربوط به اينترنت و غيره .

2 - نحوه نگرش مديران نسبت به كاركنان و تكنولوژي . امروزه بسياري از سازمانها هنوزساختار كنترل و فرمان را حفظ كرده اند، مديران مي ترسند كه روشهاي كاري منعطف منجر به آشفتگي كاركنان شود و اينكه آنها به موقع نياز، در دسترس نباشند. علي رغم توانمندسازي روزافزون ، هنوز عدم اعتماد به هركس يا هرچيزي كه ديده نشود، وجوددارد. هنوز بسياري از مديران براي سنجش عملكرد به زمان حضور فيزيكي متكي هستند.
از طرفي ممكن است مديران درك كاملي از تكنولوژي و توان بالقوه آن نداشته باشند.

3 - عدم تمايل افراد به انعطاف پذيري در شغل . امروزه اكثر افراد عادت به استخدام مادام العمر دارند كه بتوانند درآمد حاصل از آن شغل پشتيبان زندگي خانوادگي شان باشد.پس باوجود اين براي اينگونه افراد مشكل است كه انقلابي در طرز زندگي شان به وجودآورند و قطعا به مفهوم كار پيماني ، روي خوش نشان نمي دهند. اين در حالي است كه سازمانها بايد به كاركنان خود كمك كنند كه خود را براي دنيايي آماده سازند كه در آن براي كسي شغل تضمين شده مادام العمر وجود ندارد.
پس لازم است سازمانها به كاركنان كمك كنند تا مجموعه اي از مهارتهاي قابل انتقال راكسب كنند، مانند سواد رايانه اي ، زبانهاي خارجي ، كار تيمي و مسائل مربوط به ارتباطات .

مزاياي سازمانهاي مجازي
- در سازمانهاي مجازي بعد مسافت و فاصله جغرافيايي مانع از انجام كارها - برگزاري جلسات - كنفرانسها و غيره نخواهد شد;
- آثار و بلاياي فيزيكي از قبيل آتش سوزي - انفجار - زلزله و ساير حوادث بر روي روندكاري به حداقل خواهد رسيد;
- باعث افزايش بهره وري و سودآوري مي شود;
- توجه بيشتر بر جنبه انساني كارها و تاكيد كمتر بر اجزاء مكانيكي ، تكراري و روتين كارها;
- برآورده كردن نيازهاي بيشتري از مشتريان ;
- كاهش هزينه هاي مربوط به فضاهاي اداري به علت افزايش انعطاف پذيري در كار;
- افزايش وابستگي به سرمايه فكر و انديشه افراد سازمان ;
- كاهش مسائل زيست محيطي به علت تردد كمتر افراد.

 معايب سازمان های مجازی
- از آنجايي كه مرز بين زندگي كاري و زندگي در منزل كم رنگ خواهدشد امكان افزايش سطح استرس در بين پرسنل سازمان وجود خواهد داشت ;
- امكان انزواي كاركنان ازنظر اجتماعي به علت كاهش محرك تماس شغلي و بازخور;
- اگر رابطه اجتماعي طراحي مجدد نشود و همچنين قوانين مربوط به استخدام تغييرنكند. كاركنان دانش محور باارزش ، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست مي دهند ومهارت خود را به بالاترين پيشنهاد خواهند فروخت ;
- ريزش بالاي كاركنان ;
- كاركناني كه دانش محور نباشند كم كم به حاشيه سازمان رانده مي شوند. مگر اينكه برنامه اي ارائه شود كه كاركنان سازمان كه هنوز كار فيزيكي دارند، آموزش ببينند و از آنهاحمايت شود.

تهیه و تنظیم: جلال الدین احمدپوران، کارشناسی ارشد مدیریت کارآفرینی، گرایش کسب و کار