طراحی سیستم کنترل  از وظایف اصلی مدیر طراحی سیستم کنترل در سازمان است.

1- تعیین نتایج مورد انتظار و باید ها در کنترل:
اگرباید ها یا نتایج مورد انتظار به درستی مشخص نشود امر کنترل دچار اشکال خواهد شد زیرا برای کنترل که نوعی مقایسه است نیاز به دو جزءداریم که یکی از آنها باید ها است.

2-تعیین شاخص برای سنجش نتایج مورد انتظار:
این شاخص ها در واقع مقیاس هایی برای سنجش عملکرد ها به شمار می آید .شاخص ها باید با موضوع مورد کنترل رابطه مستقیم داشته باشد و همچنین شاخص ها باید از جامعیت نسبی برخوردار و حتی المقدور جوانب مختلف را در بر داشته باشند.برای کنترل و مقایسه شاخص های کیفی هم لازمند .شاخص های کیفی عبارتند از مقیاس هایی که برای سنجش کیفیت نتایج مورد انتظار به کار می روند.

3-تعیین استاندارد یا الگوی مطلوب:
اگر برای شاخص یا مقیاسی که در بخش قبل تعیین کردیم میزان معین کرده ایم استاندارد نام دارد.تعیین استاندارد در کنترل از مهمترین مراحل به شمار می رود.

تقسیم بندی های مختلفی در مورد انواع استانداردها به عمل آمده اند:

1-بر اساس نوع سنجش:کمی وکیفی: گفتیم که علاوه بر شاخص کمی فشاخص کیفی نیز وجود دارد و به همین ترتیب استانداردها نیز در دو طبقه کمی و کیفی می باشند .استاندارد کمی گویای کمیت ،تعداد،مقدار و زمان مورد نظر است و استاندارد کیفی گویای کیفیت موضوع منترل است.

2-فیزیکی یا مادی ،پول و غیر مادی: استانداردهای فیزیکی تا حدی برخی از خصوصیات کیفی مانند دوام ،استحکام و ثبات را نیز نشان می دهند.
استانداراد های پولی گرچه نوعی استاندارد فیزیکی است اما به علت اهمیتشان در کنترل به طور مستقل بیان شده اند.این نوع استاندارد ها که شامل استاندارد های هزینه ،در آمدو سرمایه اند در کنترل های مالی کاربرد دارند.
استانداردهای غیر مادی مانند استاندارد های فیزیکی ،مادی و پولی قابل سنجش نیستند و تعیین آنها مشکل است و برای سنجش آنها لازم  است این نوع استاندارد هارا با عاملی دیگر همبسته در نظر گرفته و کنترل کنیم.

3-تعیین استانداردها بر اساس نحوه به دست آمدنشان:

الف-استاندارد های تاریخی:
بر اساس تجربیات و اطلاعات گذشته به دست آمده اند و نقطه ضعفشان این است که مربوط به گذشته اند و تغییرات فعلی در آنها منعکس نیست.

ب-استاندارد های تطبیقی یا خارجی:
از سایر سازمان ا و واحدهای مشابه اقتباس می شود.هزینه آن پایین است اما دقیقا مطمئن نیستیم که سازمان مشابه با سازمان مذکور شباهت دارد یا خیر .در این نوع استاندارد باید محیط های فرهنگی و اجتماعی موثر بر سازمان را مد نظر قرار داد.

پ-استانداردهای مهندسی یا کار سنجی:
به طور کلی استاندارد های مهندسی (مطالعه کار و روش اندازه گیری زمان)از طریق روش های علمی تحقیق بدست می آید.دارای دقت بالایی است ولی استاندارد های مذکور ممکن است نتواند به علت شرایط محیطی و انگیزشی در هر محیطی به کار گرفته شود.

ت-استاندارد های نظری:
مدیران و کارشناسان امر با قضاوت های ذهنی خویش و با اتکا به تجربه و آگاهی خود به تعیین استاندارد ها می پردازند .
تعیین نحوه وروش جمع آوری اطلاعات یا طراحی شبکه اطلاعاتی در کنترل:
طراحی یک شبکه که اطلاعات لازم را برای مسئولان فراهم سازد و به موقع در اختیار آنها قرار دهد امری حیاتی و اساسی در کنترل است.تلخیص و طبقه بندی بر اساس اهمیت و اولویت موضوع و همچنین اطلاعات را به طور مستمر به روز در آوردن از وظایف این شبکه اطلاعاتی است.

ارزیابی اطلاعات و نتیجه گیری:
در این مرحله به کمک استاندارد های انتخابی ،اطلاعات جمع آوری شده مورد ارزیابی قرار می گیرد.به عبارت دیگر آنچه پیش بینی شده در قالب استانداردها با آنچه انجام شده به صورت اطلاعات جمع آوری شده مورد مقایسه و تطبیق قرار می گیردو در نتیجه اصلاحات لازم انجام می گیرد.

نقاط استراتژیک یا کلیدی در کنترل:
برای اینکه سیستم کنترل کار آمد طراحی شود باید نقاط مهم و کلیدی به درستی مشخص شوند.نقاط کلیدی بخشی از عملیات یا برنامه است که در نتایج و عملکرد کل برنامه نقش مهم و تعیین کننده دارد.انتخاب نقاط کلیدی به دلیل آن است که کنترل تمامی جریان عملیات ممکن یا مقرون به صرفه نیست و بنابراین باید یک یا چند نقطه را انتخاب و کنترل در آن نقاط را انجام دهیم.
نقاط کلیدی کنترل را می توانیم در سه مقطع قبل از عمل ، حین عمل ، یا پس از خاتمه عمل انتخاب کنیم.
هر برنامه نقاط استراتژیک کنترل خاص خود را دارد و مدیر و برنامه ریز با احاطه به اجزای برنامه و اهمیت آنها می تواند نقاط مذکور را بدرستی بشناسد.

رابطه هزینه و نتیجه کنترل:
در طراحی  سیستم کنترل مسئله هزینه کنترل در مقابل نتایج حاصل از آن واجد اهیت است.هرگاه هزینه کنترل بیش از نتیجه آن باشد کنترل زائد است و باید لغو شود.


منبع: کتاب مدیریت عمومی، تألیف دکتر سید مهدی الوانی

تهیه و تنظیم: طاهره قربانزاده فاراب