اطلاعات باید طی یک جریان ارتباطی مداوم در اختیار مدیر قرار گیرد .محور اصلی در سه نقش ارتباطی،اطلاعاتی و تصمیم گیری در انتقال اطلاعات است.

ارتباطات چیست؟
برداشتها متفاوت است شبیه به آفتاب پرست.
انتقال و تبادل اطلاعات ،معانی و مفاهیم و احساسات بین افراد سازمان با واسطه یا بی واسطه.

فرایند ارتباطات:
زمانی جریان ارتباطی کامل بر قرار می شود کههر سه جزءالگوی ارتباط موجود باشد.

فرستنده پیام: آغاز گر جریان ارتباطی است –شناخت فرهنگ سازمانی و شناخت کسانی که قصد برقراری ارتباط با آنها را داریم در ایجاد  ارتباط صحیح موثر است.

پیام: شکل عینی شده مفهوم ذهنی فرستنده است.پیامها:کلامی –غیر کلامی-سمعی-بصری –کتبی –ترکیبی

گیرنده پیام: ممکن است چندین گیرنده وجود داشته باشد.اگر مفهوم ذهنی در ذهن گیرنده و فرستنده پیام کلی نباشد ،نه پیام دریافت و نه ارتباط بر قرار می شود.

موانع ارتباطی:
هر نوع عاملی که در راه ارسال یا درک پیام اخلال ایجاد کند.
خارجی: فیزیکی،سرو صدا و...
درونی: احساسات،عواطف،درک و استنباط و پیسش داوری

نقش ادراک در ارتباطات:
1-بین احساس و ادراک تفاوت است.از پدیده واحد ادراکات متفاوتی حاصل می شود.
2-تجربه ها و آموخته های قبلی ب  ادراک موثر است.
3-آنچه که تهدید کننده ،نا خوشایند  و...باشد را خوب درک نمی کند.
4-در فرایند ادراک بحث گزینش ادراکی وجود دارد .گزینش ادراکی تحت تاثیر عواملی چون تجربه،انگیزش،شخصیت و میزان شدت ،تکرار و تازگی و تحرک محرک است.
5-ادراک کلیشه ای در ارتباط تاثیر گذار است.پیام تحت تاثیر خصوصیات تعمیم داده می شود.
6-خطلای هاله ای:ادراک یک خصوصیت سایر خصوصیات را تحت الشعاع قرار می دهد.
7-فرد چیزی را درک می کند که انتظار دارد نه آنچه که واقعا وجود دارد.
8-فرد پیام دریافتی را در قالب های ذهنی قرار می دهد و درک می کند.

بازخور:
بازخو اطلاعاتی ممکن است به اشکال مخلف به وجود آید.ارتباط یک جانبه و یک طرفه فاقد بازخور است.به طور کلی انعکاس و عکس العمل است اما توجهی به آن نمی شود.
در ارتباط دو جانبه و دو طرفه  فرستنده و گیرنده تبادل اطلاعات دارند و نقش خود را عوض می کنند.

ارتباطات در سازمان:
الگوی ارتباطی هر ساختار رسمی همان است که در نمودار تشکیلات هر سازمان مشخص است.الگوی زنجیره ای-حلقه ای –ستاره ای

ارتباطات عمودی در سازمان:
رایج ترین نوع ارتباط در سازمان های سلسله مراتبی است.
بالا به پایین:آموزش ،اطلاع،ابلاغ
پایین به بالا :گزارش ،پیشنهاد ،توضیحات
باید بکوشیم رده های سازمانی را کاهش دهیم و یا از طیق تفویض اختیار مسیر ارتباطی را کوتاه کنیم تا اثر بخشی ارتباطات را افزایش دهیم.

ارتباطات غیر رسمی یا پیش بینی نشده:
ارتباط رسمی بر اساس تشکیلات رسمی است اما به دلیل حضور انسان و بنا به عللی مثل علائق،سلائق ،الفت شبکه ارتباطلات غیر رسمی نیز به وجود می آید.
وجود ارتباطات غیر رسمی در سازمان اجتناب نا پذیر است.

الگوهای ارتباطات غیر رسمی:
درخت انگوری نیز نامیده می شود.
1-رشته ای (از فردی به فرد دیگر)
2-تابشی (فردی به طور غیر رسمی خبری را به اطلاع گروهی برساند.
3-خوشه ای(یک فرد خبری را به عده ای می ساند و هر یک از آنها به عده دیگر)

تجزیه تحلیل تعاملی یا مراوده ای:
ارتباط بین افراد را از دیدگاه شخصیت و خصوصیات عاطفی و روانی و عوامل موثر بر نحوه ارتباط بررسی می کند.در این روش اعضای سازمان به سه گروه تقسیم می شوند:پدرانه – بالغ-کودکانه
این روش اول به فرد قدرت می دهد و او رفتار خود را با حالت بلوغ عرضه می کند و دوم روحیات و حالات دیگران را در ارتباط با خود درک کند.
در این روش قبل از اینکه هدف تغییر باشد ،مسئله شناخت و درک جنبه های شخصیت و طرز فکر فرد مطرح است.

منبع: کتاب مدیریت عمومی، تألیف دکتر سید مهدی الوانی
تهیه و تنظیم: طاهره قربانزاده فاراب