1- مقدمه:
اين شيوه‌نامه در راستاي دستورالعمل شماره    12238/4389     تاريخ     20/8/86       وزير محترم علوم، تحقيقات و فناوري در مورد لزوم امكان دسترسي به منابع غني علمي(پايان نامه‌ها/رساله‌ها) براي پژوهشگران و علاقه‌مندان، اجتناب از تكرار مطالعات و تحقيقات انجام يافته و تكميل پايگاه اطلاعاتي پايان‌نامه‌هاي دانشجويي كشور در پژوهشگاه اطلاعات و مدارك علمي ايران تنظيم گرديده است.

2. تعاريف:
دانشگاه: كليه دانشگاه‌ها، پژوهشگاه‌ها و ساير موسسه‌هاي پژوهشي دولتي و غير دولتي زير پوشش  وزارت علوم ،تحقيقات و فناوري.
دانشجو: دانشجوي مقطع كارشناسي ارشد و دكتري حرفه‌اي و تخصصي دانشگاه.
پژوهشگاه: پژوهشگاه اطلاعات و مدارك علمي ايران
نماينده: فردي كه از سوي دانشگاه  براي ارتباط با پژوهشگاه در موضوع شيوه‌نامه معرفي مي‌شود. این فرد، نماینده تام الاختیار دانشگاه در موضوع فوق الذکر بوده و مرجع تایید کننده برای صحت و اعتبار موارد ارسالی به پژوهشگاه می باشد.
پايان نامه: پایان نامه كارشناسي ارشد يا رساله دكتري حرفه‌اي و تخصصي كه مراحل دفاع و اصلاحات پاياني آن به پايان رسيده است.
كتابخانه: كتابخانه مركزي دانشگاه يا كتابخانه ديگري كه از سوي دانشگاه تعيين مي‌شود.

3. شيوه‌نامه
   1. 3-1 دانشگاه نمايندهِِ‌ي را در امور مربوط به پايان‌نامه‌هاي دانشجوي به پژوهشگاه معرفي مي‌كند.
         1. دانشگاههایی که جمع آوری پایان نامه ها را به صورت پراکنده و نه متمرکز انجام می دهند می توانند نمايندگاني را معرفی کنند.
   2. 3-2 پژوهشگاه در سامانة‌ الكترونيكي خود يك شناسه به نام هر نماينده تعريف و به او اعلام مي‌كند.
   3. 3-3  دانشجو پس ازجلسه دفاع اطلاعات نماية پايان نامه را به دو زبان فارسي و انگليسي آماده مي كند و در نشاني http://thesis.irandoc.ac.ir بخش ورود اطلاعات پايان نامه  ، ورود اطلاعات مي نمايد و شماره رهگيري را از طريق سيستم دريافت مي نمايد
   4. 3-4 كتابخانه، بر اساس ابلاغ دانشگاه نمايه پايان نامه را بررسي و تائيد مي‌كند.
   5. 3-5 دانشجو پس ازتائيد پايان نامه توسط  هيات دواران نسخة نهائي (الكترونيكي و چاپي) پايان نامه خود را همراه با شماره رهگيري  جهت تحويل به پژوهشگاه تحويل نماينده مي‌دهد.
   6. 3-6 نماينده وارد كردن كد رهگيري و يا شماره دانشجويي به پايگاه اطلاعات پايان نامه به نشانيhttp://thesis.irandoc.ac.ir  از وارد شدن اطلاعات پايان نامه به پايگاه توسط دانشجو اطمينان حاصل مي نمايد و نسخة‌ چاپي و الكترونيكي پايان نامه را تحويل مي‌گيرد.
   7. 3-7 نماينده، بر مبناي راهنماي مندرج در سامانه الكترونيكي به نشاني  http://thesis.irandoc.ac.ir  با تاييد اطلاعات ، نسبت به ارسال اطلاعات پايان نامة‌ دانشجو از طريق سامانه اقدام مي نمايد..
   8. 3-8 نماينده پس از اطمينان از ارسال موفق فرم و تایید محتویات پيوست، تائيديه دريافت فرم را از سامانه پرينت مي‌كند و پس از تائيد( مهر و امضا)، تحويل دانشجو مي‌دهد
   9. 3-9 دانشجو رسيد تحويلي را به بخش فارغ‌التحصيلان دانشگاه تحويل مي‌هد
  10. 3-10 نماينده دانشگاه در پايان هر ماه فهرست پايان نامه‌هاي ارسال شده را تهيه مي‌كند و همراه با نسخه صحافي شده پايان نامه‌ها و فایلهای مربوطه به پژوهشگاه ارسال مي‌كند.
  11. 3-11 پژوهشگاه پس از كنترل اطلاعات سامانه با پايان نامه هاي دريافتي ، نسبت به صدور تاييديه نهايي و ارسال آن به دانشگاه اقدام مي نمايد.